El pressupost de les colònies

Quan s'organitzen unes colònies, el primer que s'acostuma a considerar és la seva part pedagògica, que és cabdal per al desenvolupament de qualsevol activitat educativa. Tot i així, cal ser conscients que caldrà treballar, paral·lelament, la part d'organització econòmica des de l'inici ja que també afecta en el plantejament i, posteriorment, a la realització de l'activitat.

El primer punt per planificar l'activitat i definir-ne el pressupost és l'anàlisi de la realitat que ens envolta: interna (de l'entitat) i externa (context social). El lligam entre la part educativa i econòmica cal considerar-lo des de l'inici i és un procés que parteix d'uns elements que cal analitzar.

Variables importants

Hem de tenir en compte diverses variables a l'hora d'iniciar el procés de planificació d'una activitat:
- Tipologia de l'activitat i particularitats.
- Experiència anterior (si estem fent colònies des de fa temps, podem preveure amb més cura certs aspectes com, per exemple, la previsió dels participants).
- Recursos disponibles (humans i materials).
- Previsió d'ingressos (fonts de finançament, quotes, subvencions...).
- Previsió de despeses (per exemple, si les colònies són amb dreta a cuina caldrà planificar una despesa important en alimentació i intendència).

Elaboració del pressupost

El pressupost de l'activitat s'ha d'entendre com una eina viva, dinàmica, que evoluciona i determina la pròpia activitat. Per tant, un cop organitzats els conceptes del pressupost caldrà gestionar-ne el seguiment. Us presentem un esquema senzill que permet observar les diferents fases de la planificació:

1. Anàlisi d'ingressos i despeses: Cal fer-lo en el moment que planifiquem l'activitat.
2. Pressupost inicial: L'elaborarem després de definir els ingressos i les despeses.
3. Pressupost de seguiment: S'activa en el moment d'inici de les inscripcions.
4. Pressupost comparatiu: Un cop acaba l'activitat, compararem la desviació entre el pressupost inicial i el de seguiment.
5. Tancament econòmic: Quan tenim totes les dades econòmiques organitzades, elaborarem aquest informe que es basarà en la comparació anterior.
6. Informe final: Informe que recull quantitativa i qualitativament el desenvolupament econòmic de l'activitat. Cal explicar i justificar les despeses.

Aquest procés ha d'estar sotmès a revisions en totes les seves fases per fer un seguiment continuat de la gestió econòmica. El fet de seguir-lo de prop ens permetrà efectuar correccions amb antelació suficient. En definitiva, no hem de tenir por de la part econòmica, cal organitzar-la simultàniament amb la part de les activitats i cercar les eines de gestió que ens permetin realitzar un seguiment acurat i constant.